Étape 1 : se préparer

Engager la direction

Comme toutes les transformations, l’engagement et le soutien de la direction sont essentiels pour les concrétiser et les rendre pérennes. S’il est encore nécessaire de le rappeler, la santé au travail n’est pas une tendance mais bien un engagement basé sur des faits prouvés : il existe aujourd’hui de nombreuses ressources et données pour faire comprendre les zones d’actions, les enjeux et les impacts auxquels s’attendre.

L’organisation International WELL Building Institute (IWBI) est la référence en matière d’amélioration de l’environnement physique de travail. Au-delà des effets sur le bien-être et la santé globale des employé-e-s, WELL montre les impacts sur les entreprises en sens large : augmentation de la productivité (+10 % chez les organisations certifiées WELL Building), baisse des absences, sentiment d’appartenance plus fort, hausse de la motivation à venir au travail, plus de facilité à collaborer, etc.

Poser le cadre

International WELL Building Institute a identifié les 10 standards de l’environnement physique de travail :

• L’air : ventilation, accès à des fenêtres opérationnelles, filtre de pollution…

• L’eau : accès à l’eau potable, gestion des eaux usées…

• L’alimentation : accès à des fruits et légumes, transparence nutritionnelle…

• La lumière : lumière du jour ou éclairage permettant de favoriser la santé visuelle et le respect du cycle circadien.

• Le mouvement : possibilités de mouvement dans les bâtiments, programmes ou initiatives d’activités physiques…

• La température : contrôle de la température et de l’humidité…

• L’environnement sonore : contrôle du niveau sonore, réduction du bruit, équipement audio de qualité…

• L’exposition aux produits chimiques : gestion des sites, du matériel, et de la décontamination pour réduire l’exposition aux produits chimiques par voie directe ou environnementale…

• La santé mentale : présence de la nature, gestion du stress, espace de repos, programmes de sensibilisation…

• La communauté : capacité du lieu à créer du lien social et à répondre aux besoins des employés-es de façon inclusive (santé, soutien parental, formation…).

Un constat : ça fait beaucoup !

Par souci de cohérence entre vos besoins et la réalité de vos moyens humains et financiers, tout l’enjeu sera donc de ramener l’échange dans un cadre réaliste. Qu'est-ce qu'un environnement favorable à la santé ? Et surtout, qu’est-ce qui fait du sens pour votre organisation, au regard de votre contexte et de vos besoins prioritaires ?

• Renseignez-vous sur les 10 standards et leurs sous-catégories ;

• Faites le tri : ne retenez que les indicateurs qui font le plus de sens pour votre organisation ;

• En tout temps, gardez à l’esprit qu’y aller pas à pas vaut toujours mieux que de mener trop d’actions de front.

Ce recentrage permettra :

• De placer la réflexion de l’équipe à la bonne place ;

• De prendre de la hauteur sur les besoins individuels multiples qui émergeront de votre équipe ;

• De ne pas vous perdre dans de trop nombreuses initiatives qui risqueraient de vous fatiguer et de générer des frustrations.

Étape 2 : consulter et impliquer les employé-e-s dans la réflexion

Impliquer les équipes dès le début de la démarche est toujours une idée gagnante. Ici, ça devrait même être incontournable ! Ce sont elles qui habitent les espaces de travail au quotidien : leurs retours d’expériences sont nécessaires pour faire des choix éclairés et leur implication compte pour la pérennité des changements.

Sonder les équipes vous permettra donc de ne pas gaspiller d’argent :

• On identifie clairement où agir en priorité ;

• Le constat est souvent fait que leurs demandes ne coûtent pas des fortunes ;

• Sentir qu’elles sont considérées est plus important que la somme dépensée.

Les actions clés pour engager vos équipes :

1. Informer sur la démarche

Présenter ce que signifie la santé au travail sous l’angle de l’environnement physique (voir partie précédente).

2. Faire preuve de transparence concernant les limites

• Votre budget / temps / ressources humaines pourraient être limités ;

• Selon votre secteur d’activité, vous pourriez privilégier l’amélioration des espaces communs ou extérieurs parce qu’il est plus difficile d’agir sur les espaces de travail principaux en raison de normes ;

• À la suite d’un déménagement, la mise en place d’une aire ouverte devient incontournable ;

• Etc.

Toutes ces informations permettent de poser un cadre non-négociable et d’apporter la compréhension nécessaire dans les équipes pour modérer les attentes afin qu’elles ne soient pas déçues.

3. Sonder les employé-e-s et observer les résultats

• Pour les standards retenus sur l’environnement de travail, quel est leur niveau de satisfaction entre « très satisfaisant » et « insatisfaisant » ?

• Qu’est-ce qu’ils ou elles changeraient en priorité dans l’environnement de travail ?

• Ont-ils ou elles des exemples vécus (ici ou ailleurs) d’initiatives qui pourraient inspirer l’équipe ?

4. Expliquer les changements

Selon le type et l’ampleur des actions que vous allez mettre en place, elles pourraient impacter les habitudes de vie des équipes et leur sollicitation. Même si l’intention est bonne (améliorer l’environnement de travail), des résistances au changement peuvent avoir lieu. Clarifier ces points est essentiel.

• Vous passez de bureaux attitrés à partagés : quels sont les impacts à prévoir sur leur façon de travailler ?

• Une nouvelle règle de savoir-vivre ensemble devient-elle indispensable ?

• Ces changements sont-ils accompagnés de rencontres régulières ou de formations qui nécessitent leur présence (et donc une « charge » dans leur agenda) ?

• Etc.

Et pourquoi pas réveiller leurs talents de designers d’espace et d’expérience ?

C’est ce qu’a choisi de faire Humania Assurance, entreprise de Saint-Hyacinthe reconnue parmi les « Meilleurs employeurs de petite et moyenne taille au Canada ». Son projets « Les Dragons », lancé en 2017, permet aux employés-es de proposer des idées d’amélioration des processus ou du milieu de travail en général. Les équipes doivent ensuite démontrer le potentiel de leur projet devant « les dragons » (le président et chef de la direction, les vice-présidents et la directrice des ressources humaines). Chaque année, cinq idées (parmi une vingtaine de présentations) sont choisies pour voir le jour. 

Étape 3 : concrétiser et maintenir les changements

Une fois la direction et les équipes engagées, les besoins prioritaires identifiés, qu'en est-il au quotidien ? Zoom sur le cas de l’entreprise Univers Emploi qui a profité de son déménagement pour revoir son environnement de travail. 

Une diversité dans les espaces de travail proposés

Plus aucun bureau attitré mais des îlots de travail à 2, 4 ou 6 places, des salles de rencontre et des bureaux fermés. Selon leur programme du jour mais aussi leur humeur, les employé-e-s ont le choix.

Du matériel de qualité et adapté aux besoins

• Un bon casque audio ;

• Des tableaux et écrans d’affichage ;

• Des casiers pour ranger ses effets personnels ;

• Des « bacs » pour emporter toutes ses affaires au fil de ses déplacements ;

• Des drapeaux de couleur pour signifier sa disponibilité.

Des règles de savoir-vivre ensemble

Laver et vider un bureau lorsqu’on le quitte, faire attention au volume de sa voix, manger ses repas dans l’espace dédié… autant de règles qui garantissent la bonne expérience en collectivité.

Un programme de formations

Derrière ces actions se cachent beaucoup d’habitudes qu’il faut aussi changer ! Gestion du changement, savoir-être ensemble, éthique et confidentialité… sont de véritables soutiens à la réussite d’un environnement de travail plus sain.

Un suivi tissé-serré

Pendant 1 an, les équipes se sont rencontrées chaque semaine pour identifier les écarts entre la théorie et la pratique et opérer des ajustements.

Améliorer l’environnement physique de travail est donc un levier puissant pour favoriser la santé globale des équipes et la performance organisationnelle. En misant sur une démarche structurée, réaliste et participative, les organisations pourront créer des milieux de travail plus sains, stimulants et durables. Chaque pas compte — l’essentiel est d’agir avec cohérence et en concertation avec celles et ceux qui vivent ces espaces au quotidien.
 

 

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Ces réflexions sont issues d'une rencontre du groupe de communauté de pratique SMET. L'article a été rédigé par Aurélia Juif-Leclerc, guide de la communauté de pratique SMET du Bas-Saint-Laurent. Pour en savoir plus ou pour participer à l'une de nos communautés de pratiques, nous vous invitons à consulter notre page web dédiée aux différentes communautés de pratique en région.