Ce que vous devez faire à cette étape :
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Planifier et organiser une ou des activités de communication pour faire connaître ou rappeler votre projet Bien au travail ;
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Prévoir la présence de la direction lors de cette activité de communication afin de bien démontrer son engagement envers la santé mieux-être du personnel.
Des communications efficaces sont l’une des pierres angulaires du succès de votre projet de santé mieux-être au travail (SMET). Selon la taille et le secteur d’activités de votre organisation, et en fonction de vos contraintes et de vos besoins particuliers, vous choisirez l’une ou plusieurs des huit (8) formules ci-dessous pour réaliser vos activités de communication.
Notez que c’est habituellement en combinant deux ou trois activités de communication différentes que les meilleurs résultats seront générés.
Liste des activités de communication possibles :
- Une annonce de la direction exprimant son engagement lors d’une rencontre ou d'un événement d’entreprise;
- Une présentation de la direction dans chaque unité de travail lors d’une tournée;
- La diffusion dans chaque unité de travail, d’un message préenregistré de la direction;
- La présentation par le/la responsable du projet dans chaque unité de travail;
- La diffusion d’une infolettre incluant un message de la direction;
- Un message de la direction envoyé par courriel ou inséré dans l’enveloppe de paye;
- Une annonce de la direction publiée dans l’intranet;
- Un affichage à certains endroits stratégiques de l’entreprise.
Vous trouverez dans l’Annexe B une liste de planification pour chacune des huit (8) activités de communication énumérées ci-dessus.
Annexe B : Liste de planification pour les communications
Note : accédez à d'autres exemples d'organisations certifiées dans la page 'Mes outils' de votre espace membre.
La présence de la direction est importante
Les activités de communication où le/la dirigeant-e principal-e est présent-e et exprime son engagement envers la santé mieux-être du personnel sont celles qui ont le plus d’impact.
Pour démontrer l’engagement de la direction, nous vous recommandons de débuter par la diffusion d’une déclaration d’engagement (étape 3) suivi d’une annonce officielle faite par la direction lors d’une assemblée générale des employé-e-s ou dans chaque unité de travail. Cette activité représenterait donc votre activité principale de communication à laquelle vous pourriez ajouter une ou des communication(s) supplémentaire(s) pour annoncer votre (ou vos) action(s).
Si votre organisation comprend plusieurs sites et qu’il est difficile pour le/la dirigeant-e de s’y présenter, vous pourriez diffuser, lors d’une réunion d’équipe dans chaque site, un message préenregistré de la direction ou planifier une vidéoconférence (exemples de logiciels utiles pour diffuser une vidéoconférence : Skype, Face Time, Zoom, Live Meeting, Teams, etc.)
Quels que soient les modes de communication choisis, le projet Bien au travail nécessite que la déclaration de la direction rédigée à l’étape 3 soit communiquée aux membres du personnel, soit préalablement à ou au moment même de l’activité de lancement du projet Bien au travail.
Vous trouverez dans l’Annexe C plusieurs exemples d’activités de communication adaptées à votre type d’entreprise, à sa taille et au nombre de sites qu’elle inclut.
Annexe C : Exemples d'activités de communication
Suggestions pour rédiger le texte de présentation du/de la dirigeant-e
Pensez à inclure les points suivants :
- La vision et les valeurs de l’organisation;
- L’importance pour la direction de la santé globale du personnel;
- L’engagement personnel du/de la dirigeant-e envers la santé mieux-être du personnel;
- Les bénéfices pour chacun-e des employé-e-s et pour leur famille;
- Les prochaines étapes du projet Bien au travail;
- Une invitation au personnel à soumettre leurs idées et leurs suggestions au responsable du projet. Profitez également de l’occasion pour leur annoncer le moment prévu de la première activité et invitez-les à y participer.
L’utilité du plan de communication
Bien que cela ne soit pas exigé, il est utile d’élaborer un plan de communication pour le lancement de votre projet et pour chaque activité que vous mettrez en place. Cette méthodologie est reconnue pour l’obtention d’un taux de participation plus élevé.
Consultez l’Annexe D pour découvrir comment élaborer votre plan de communication.
Annexe D : Élaborer un plan de communication
